Copiar a NCM de um item “parecido” quase sempre funciona. Até o dia em que não funciona.
Quando o erro aparece, ele não vem como uma simples falha técnica; ele chega como custo, atraso e exposição fiscal. O problema é que essa prática raramente nasce de má-fé. Ela surge da rotina, da pressão e da falta de um caminho claro.
Na realidade, a classificação fiscal acaba virando uma etapa “rápida” do cadastro. Chega uma mercadoria nova, alguém pede a NCM e a saída mais fácil é olhar o histórico e reutilizar o código de um produto que “parece igual”. Isso destrava a cotação, fecha a compra e reduz o atrito interno.
O risco, porém, não é a falta de conhecimento da regra. É transformar aparência visual em critério técnico. Com o tempo, a empresa acumula códigos herdados sem lastro ou justificativa. Quando a divergência surge, ela vem em cadeia: tributos, licenças, exigências e retrabalho.
ONDE O ERRO NASCE
O erro começa quando a empresa troca critérios técnicos pela analogia. NCM não é uma “etiqueta”. É uma codificação baseada em regras de interpretação e nas características objetivas do bem: função, composição e tecnologia.
Na prática, quem precisa classificar raramente recebe dados precisos. O que chega é uma foto, um link de fornecedor ou um catálogo incompleto. Diante disso, o “parecido” vira o caminho mais curto.
Esse atalho encurta a decisão, mas estica o risco. Ele troca um enquadramento seguro por uma referência indireta. Quando isso vira hábito, a empresa deixa de classificar e passa a apenas replicar. O cenário piora com o volume de SKUs e prazos apertados: Compras quer fechar, Importação quer embarcar e o Fiscal recebe o pedido tarde demais para questionar. A similaridade vira uma regra informal: “se alguém já usou, deve estar certo”.
POR QUE PASSA DESPERCEBIDO?
Porque a operação dá sinais falsos de sucesso. A DUIMP é registrada, a carga é liberada e o ERP aceita tudo. Isso cria a ilusão de que o código foi validado, quando na verdade ele foi apenas aceito pelo sistema.
Desembaraço não é selo de qualidade técnica. Muitas vezes, o erro só aparece depois, em uma auditoria posterior ou cruzamentos de dados entre a descrição e o tratamento tributário.
Além disso, classificar por similaridade apaga o raciocínio. Quando a decisão é técnica, você consegue recuperar o porquê daquele enquadramento. Na cópia do “parecido”, não há o que recuperar. Há apenas um número vazio. Sem essa trilha, qualquer questionamento vira uma disputa de opiniões entre áreas, sob pressão de custo e tempo.
